Entwicklung einer Fachanwendung für den öffentlichen Sektor

Vereinfacht dargestellt müssen privatwirtschaftliche Unternehmen der Gewerbeaufsicht die regelmäßige Erfüllung wiederkehrender Pflichten nachweisen. Die bisherige, intern entwickelte Fachanwendung dafür war über viele Jahre gewachsen und an ihre Grenzen gestoßen.

In der täglichen Arbeit der Behörden dauerten Suchen über mehrere Millionen Datensätze teils mehrere Minuten. Mehrfach gemeldete Datensätze, die es in der Praxis häufig gibt, waren im ursprünglichen Konzept nicht vorgesehen und wurden über immer neue Behelfslösungen abgebildet. Die verwendete Technik der Altanwendung wird vom Hersteller nicht mehr weiterentwickelt, und auch Sicherheit und Bedienoberfläche entsprachen nicht mehr heutigen Anforderungen.

Da dem internen Entwicklungsteam die Kapazität fehlte, wurde die Neuentwicklung ausgeschrieben. Gefordert war auch eine neue Architektur, die die Ursachen der langsamen Suche und der übrigen Schwächen beseitigt.

Mit unserem stimmigen Gesamtkonzept haben wir die Ausschreibung gewonnen. Die Anwendung ist nach Domain-Driven Design entlang der fachlichen Bereiche sowie der Arbeitsschritte der Behörden gegliedert und basiert auf einer modernen, ereignisbasierten Architektur.

Um die Suche zu beschleunigen, liegen die Daten in einer hocheffizienten Suchdatenbank (Elasticsearch) vor. Sie sind dort in eigens für die Suchen optimierten Ansichten aufbereitet. Die ereignisbasierte Architektur hält diese Suchdaten laufend aktuell: Ändert sich etwas oder läuft eine Frist ab, wird genau der betroffene Eintrag in der Suchdatenbank aktualisiert. Rechenintensive nächtliche Neuberechnungen wie in der Altanwendung entfallen.

Die Anwendung unterstützt die Arbeitsprozesse der Behörden:

• Säumige Unternehmen werden über ein Ampelsystem sichtbar, per Serienbrief angeschrieben und über Wiedervorlagen nachverfolgt.
• Alle offenen Punkte eines Unternehmens sind auf einen Blick erkennbar, sodass es gesammelt angeschrieben werden kann.
• Neue Meldungen erscheinen in einem Eingangsstrom und werden automatisch der zuständigen Fachabteilung zugewiesen.

Mehrfach gemeldete Datensätze, die bisher zu Fehlalarmen führten, sind fester Bestandteil des Konzepts. Die Anwendung erkennt Verdachtsfälle automatisch, auch anhand mehrerer schwacher Hinweise. Die Behörden ordnen sie in einer eigenen Übersicht zu.

Die Anmeldung folgt modernen Standards. Behörden können so Smartcards, Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passkeys oder ihre eigene zentrale Benutzerverwaltung anbinden.

Gemeinsam mit einer UX-Designerin entstand eine moderne Oberfläche, die die gesetzlich vorgeschriebene Barrierefreiheit nach WCAG 2.1 AA erfüllt.

• Suche in Echtzeit: Ergebnisse über Millionen Datensätze erscheinen schon beim Tippen, auch mit vielen kombinierten Kriterien. Das spart im Alltag spürbar Zeit.
• Fristen sofort im Blick: Unternehmen, die ihren Pflichten nicht fristgemäß nachgekommen sind, sind ohne Wartezeit auffindbar.
• Weniger Fehlalarme: Mehrfachmeldungen werden erkannt und zugeordnet. Prozesse und Daten sind klarer und besser wartbar.
• Arbeit besser organisiert: Neue Meldungen landen automatisch bei der zuständigen Fachabteilung oder bei einzelnen Mitarbeitenden.
• Geringere Systemlast: Neu bewertet werden nur geänderte Einträge. Nächtliche Neuberechnungen über alle Daten entfallen.
• Barrierefrei und zeitgemäß: Die Oberfläche ist barrierefrei und so modern gestaltet, wie Mitarbeitende es von heutigen Anwendungen erwarten.
• Zukunftssicher: Die Anwendung steht auf einer verlässlichen technischen Basis, die sich über viele Jahre warten und erweitern lässt.

Nach dem Livegang 2022 übernahmen wir Third-Level-Support, Pflege und Weiterentwicklung und haben das interne Team über Schulungen und Workshops befähigt, heute viele Aufgaben selbst zu übernehmen. Für größere Neuentwicklungen greift der Auftraggeber weiter auf uns zurück.