Fachanwendung für die Versorgung Suchterkrankter

Der Kunde, ein Träger der Suchthilfe mit ambulanten und stationären Einrichtungen an mehreren Standorten, arbeitete mit einer zugekauften Standardsoftware. Wie die meisten Fachanwendungen war sie auf die Versorgung einzelner Klienten ausgelegt. In der Suchthilfe prägen aber Gruppentherapien, Arbeitstherapien und Gruppenangebote den Alltag, und genau diese ließen sich darin kaum abbilden. Jede Teilnahme musste bei jedem Klienten einzeln dokumentiert werden.

Hinzu kam die Abrechnung. Leistungsnachweise und Quittierungsbelege entstanden in der Fachanwendung, abgerechnet wurde jedoch in einem separaten Programm. Beide waren kaum verbunden: Die Fachanwendung lieferte lediglich einen Export der erbrachten Minuten, der von Hand in die Abrechnung eingelesen und dort um Zu- und Abschläge ergänzt wurde. Das bedeutete doppelten Aufwand und eine hohe Fehleranfälligkeit.

Ziel war eine eigene Fachanwendung, die sich an der tatsächlichen Arbeit in den Einrichtungen orientiert und Dokumentation und Abrechnung zusammenführt.

Grundlage war die Arbeit vor Ort: Im Laufe der Zeit haben wir alle Einrichtungen besucht, an Gruppentherapien teilgenommen und die Tagesabläufe von Sozialdienst, Sozialtherapeuten und Betreuern begleitet. So wurde sichtbar, wie im Alltag tatsächlich gearbeitet wird und wo Dokumentationsaufwand entsteht. Daraus haben wir die Anwendung Arbeitsbereich für Arbeitsbereich entwickelt. Drei Beispiele:

Gruppendokumentation: Bei festen Gruppenterminen wird die Gruppe als Ganzes dokumentiert, dazu die Teilnahme oder das Fehlen der eingeplanten Bewohner. Direkt in der Gruppendokumentation lassen sich auch individuelle Einträge erfassen, die datenschutzgerecht nur in der Akte des jeweiligen Bewohners erscheinen. Die Einzeldokumentation bleibt möglich.

Ereignisverlauf: Bezugsbetreuer sind für feste Klienten zuständig und müssen wissen, was in ihrer Abwesenheit geschehen ist, etwa nach Dienstende oder Urlaub. Ein Ereignisverlauf über alle ihre Klienten zeigt das Relevante auf einen Blick.

Medikamentenversorgung: Viele Bewohner werden in kurzer Zeit nacheinander versorgt. Die Anwendung zeigt alle Eingeplanten als Liste zum Abhaken, am Ende bleiben nur die Offenen stehen. Eine verspätete Einnahme wird mit Grund dokumentiert, etwa weil jemand länger geschlafen hat, und gesondert neu eingeplant, zum Beispiel zwei Stunden später.

Ist eine geplante Aufgabe nicht dokumentiert, bleibt unklar, ob sie vergessen, nur nicht erfasst oder aus gutem Grund verschoben wurde. Nach einer Schichtübergabe muss das nächste Team dem nachgehen, und diese Zeit fehlt an anderer Stelle. Deshalb gilt als Grundprinzip: Kann eine Aufgabe nicht sofort erledigt werden, wird der Grund dokumentiert und die Aufgabe erneut eingeplant. So muss niemand dieselbe Sache mehrfach prüfen.

Die Oberfläche hat ein UX-Designer aus unserem Netzwerk mitgestaltet, abgestimmt in Workshops mit den Anwendern. Sie ist zuerst für das Tablet entworfen und läuft als Webanwendung auf Basis von .NET, React und GraphQL; in der Citrix-Umgebung des Kunden läuft sie über einen eigenen Desktop-Container.

Eingeführt wurde die Anwendung schrittweise. Als Erstes ging die Leistungsdokumentation als MVP in den Einsatz, weil die Gruppendokumentation im bisherigen Programm der größte Schmerzpunkt war. Die Standardsoftware lief für Medikamente und medizinische Werte parallel weiter. Danach folgte ein eigenes Abrechnungsmodul, das direkt in die Dokumentation integriert ist: Die Leistungsnachweise entstehen aus der Dokumentation, die Abrechnung geht damit Hand in Hand und wird an SAP für die Finanzbuchhaltung übergeben. Zuletzt kamen Medikamente und Verordnungen hinzu, damit war die lizenzpflichtige Standardsoftware vollständig abgelöst.

• Deutlich weniger Zeit für die Dokumentation, weil sich die gruppenzentrierte Dokumentation an der Arbeitsweise der Therapeuten orientiert
• Mehr Zeit für die Betreuung: Mit gleicher Mitarbeiterzahl lassen sich mehr Klienten versorgen
• Mehr Sicherheit in der Versorgung: Aufgaben, Kontrollen und Medikamenteneinnahmen, die noch nicht erledigt werden können, sind mit ihrem Grund dokumentiert, neu eingeplant und bleiben so im Blick
• Schnellere und verlässlichere Abrechnung, weil keine Daten mehr von Hand übertragen werden
• Schnell auf dem aktuellen Stand: Bezugsbetreuer erhalten nach jeder Abwesenheit sofort Kenntnis über relevante Ereignisse bei ihren Klienten
• Unabhängig von Standardsoftware: keine Lizenzkosten pro Nutzer, eigene Prozesse lassen sich jederzeit integrieren

Die Anwendung ist seit rund zehn Jahren im Einsatz, inzwischen in der gesamten Eingliederungshilfe des Kunden. Wir betreuen sie mit Monitoring und laufender Pflege und setzen gesetzliche Änderungen fortlaufend um, zuletzt etwa die Anforderungen des Bundesteilhabegesetzes an die stationäre Dokumentation.

2025 kamen die digitale Unterschrift von Quittierungsbelegen auf dem Tablet hinzu, seit Anfang 2026 im Einsatz, und für Einrichtungen mit Pflegeteams eine Teamsicht auf anstehende Aufgaben.

Der Kunde investiert weiter, denn die Erfahrung zeigt, wie wertvoll eine Software ist, die den tatsächlichen Abläufen folgt.